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【ボツ原稿】「後処理」よりも「前準備」に時間をかけよ

■学ぶべき起業家視点:経営を安定させるため、
不確定要素を一つでも減らす

仕事を依頼する側にとって「使いやすい人」とは、
どんな人でしょうか?
 
それは、「.短時間」で「的確な成果」を
「.安定的」に上げてくれる人のことです。

つまり、短い時間で、的確な成果を、
安定的に上げることを目指せば、
あなたの時間効率も上がる上に、
使いやすい人として依頼する側の評価も高まるのです。

では、どうすればそのような仕事ができるのか
さて、勉強するとき「予習」と「復習」では、どちらが重要でしょうか?

私は学生時代に学習塾の講師をしていたときは、
「復習よりも予習をしろ」といっていました。

なぜなら、じっくりと自分で予習をすれば、
授業そのものがわからないところに焦点を絞った復習になる。

一方、予習をしないで授業に受けても、
理解できないものは家で復習してもわからないからです。


まあ、これは生徒に「ちゃんと予習をしてこさせるため」
に言っていたものです。

でも、意外とビジネスでも「予習は大切」
ということは当てはまるのではないかと。

ビジネスの場合、予習とは「前準備」、復習は「後処理」になります。

同じ時間をかけるのであれば、
まず間違いなく「前準備」に時間をかけた方が時間短縮につながります。

それは、なぜか?

前準備が不十分の「出たとこ勝負」の仕事では、
不確定なことがたくさんあります。

たとえば、交通機関を乗り継いで
目的地にいく場合を思い出してください。

予約をまったくしていないと、一つ一つの交通機関
ごとに満席で乗れなかったときの対応をしなくてはなりません。

到着予定時間も大きく変化をします。

一方、予約をすべてしておけば、よほどのトラブルがない限り、
乗車中に特段の追加の努力をしなくとも
ちゃんと予定時刻に目的地につくことができるでしょう。

要するに、「前準備」とは不確定要素を減らすということ。

それにより対応すべき選択肢が少なくなるのです。

当然のことながら安定的な成果が期待できる上に、
同じ仕事でもかかる時間が少なくてすみます。

たとえば、私が雑誌のインタビューを受けたとします。
当日まで何の前準備もせず、インタビューに答えるとするならば、
何を聞かれるかがわからないので、
かえって多くの質問事項を想定しなくてはなりません。

場合によっては、相手の期待していた内容に合致せず、
インタビューそのものが長くなったり
最悪の場合やり直しということもあるでしょう。

しかし、事前に「どんな内容を記事にしたいのか」
「最低限必要なコンテンツは何なのか」を聞いておき、
その質問に対する原稿を先に書いて送付しておけば、
相手ももうすでに完成した記事のイメージができるので安心です。
私も用意していた質問に答えるのですから自信を持った回答ができます。

その結果、当日のインタビューは短時間で終わるので、
残りの時間で
「今、こういうことが注目されているので、
それを今度記事にしてはどうか」などという提案もできるわけです。

結果的に、次の仕事をいただける確率も高くなるのです。

このように「前準備」に時間をかけるのとかけないのでは、
成果と時間効率がスパイラル状に差がついていきます。

<前準備による選択肢削減イメージ図>

これは、何も雑誌のインタビューに限りません。
お客様との面談であっても社内の会議であってもまったく同じことです。

お客様から先に要望を聞きだしてその準備を事前しておけば、
対応すべきポイントも絞られる上に確実にお客様の満足度も高くなります。

会議だって目的もゴールも決めずに行えば、
時間が長い割に成果が期待できないでしょう。

効率のよい会議を行っている会社ほど、
目的や決定すべき事項などを参加者が理解した
状態で会議に臨んでいるはずです。

要するに前準備に時間をかけるとは、
「試験問題の出題範囲を聞きだす」ようなもの。

時間効率よく成果を上げたいと本気で願うのであれば、
ツールで効率アップを図る以前に「前準備」に
時間をかけたほうがはるかに効果は高いのです。

★ポイント:前準備に時間をかけるということは、
対応すべき選択肢を減らすこと。

当然、作業の時間効率はよくなる


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