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【オススメ】CalenGooでスケジュールを一本化!

私のスケジュール管理は、ちょっと特殊

というのも1ヶ月をワンシートとする手帳に
訪問するお客さんの名前を書いた透明な付箋を貼って
月の中でできるだけ繁忙時期と閑散時期を作らないように工夫。

その上で、お客様からのお問い合わせや
日程変更の申し出にすぐに対応できるよう
ケータイのスケジュール帳にも再入力。

さらに、一時間当たりの報酬を計算するための
基礎データとしてGoogleカレンダーに、
移動時間を含めた作業日報をさらに入力という
まあ、面倒なものでした。


WEB経由の日程管理は何度も試したものの、
どうにもいちいちWEBにアクセスするのは面倒で
このやり方がベストなんじゃないかと思っていたわけで。

でも、他にもっと良い方法があるのではないかと、
探し求め、何とか無理矢理でもスケジュール帳の
一本化に取り組んでみました。

今回利用したツールは、
iPhoneで動くCalenGooというガジェット。

これはiPhone本体内で動くスケジュール帳なので
いちいちスケジュール確認のためにWEBに
アクセスをする必要はありません。

Googleカレンダーとも自動で同期が取れます。

そこで新しい私のスケジュール管理方法はこんな感じになりました。

(1)今まで通り1ヶ月ワンシートの手帳により、
一ヶ月の予定の俯瞰管理をするのは同じ

ただし、この時点でGoogleカレンダー又は
CalenGooにも仮の日程を入れておく。→New
(訪問以外の作業日程についても)

その際、まだ決定していないものには、
相手先の名前の前に「?」をつけておく→New

例)?吉澤事務所

(2)具体的な日程が決まった時点で、
Googleカレンダー又はCalenGooのスケジュール
に修正を加える。

そのときに、相手先の名前のあとに
「アポインメントの時間」をつけ、「?」マークを取る→New

なお、相手先が当事務所を訪問するときは、
「アポイントメントの時間」のあとに「@」をつける→New

例)吉澤事務所1:30

(3)ミーティングや作業が終わった時点で、
GoogleカレンダーまたはCalenGoo上のスケジュールを
実際の時間にあわせて修正。

また、作業工数をメモ欄に記載

(4)Todoリマインダーに顧問先ごとの作業時間を
集計し、ピボットテーブルで一時間当たりの報酬を算出

こんな感じで合理化をしてみようかと。
スケジュール管理の工数が大幅に減るとは思えませんが、
手帳が複数あることで、アポイント忘れなどのリスクは
大幅に減ると思います。(そんなことあっちゃいけませんが

とりあえずこれで問題がないか
チャレンジしてみますね。

面倒だったら、また戻すかも知れませんが




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