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【カイゼン】トラッシュデイのお供に-DocuWorks

以前、ペーパーレスの第一歩として
OCR化ソフトを紹介させて頂きました。

そのときのコンセプトは、
紙ベースの重要データを電子化し、よりよく利用する
というものでした。

ところが、意外と使用頻度の高い書類こそ
紙でさらっと見た方が効率が良かったりします。


そこで、紙文書の電子化のコンセプトを変えてみました。

それは、
使うかどうかわからない文書を思い切って処分する
というもの。

「ひょっとしたら使うかもね」と思いながらとっておいた
紙文書を電子化することで気兼ねなく処分できるということです。

最終的なゴールは、
万一の場合には復元可能な「ゴミ箱」の役割を持たせること。

もちろん、バックアップは取りますが、万一失っても
それほど重要でない。

ということで、

1.法人の申告書は直前2期分
2.個人の確定申告書は直前期
3.相続税申告書は申告期限より3年以内


についてのみ紙ベースでも保存をする。

あとは、電子化をして紙文書は処分するルールを作りました。

そのために利用したツールは、
ご存じDocuWorks。

社内での文書の共有化などにお使いの方も
多いかもしれません。

もちろん、文書の回覧や付箋、書き込み、
あるいは、word・excel・powerpointのファイルを
一元化するなどにも威力を発揮します。

なお、比較検討のため申し上げると、

<VS 読んdeココ!>

必要なときだけOCR化すればいいので
読み込むだけであれば、読んdeココ!よりは圧倒的に早い。

それにファイルの管理もしやすい。

<VS Scansnap>

Scansnapの方が切り抜きや名刺などサイズの
違うモノを読む場合は便利。
でも、複数枚を同時に読み込むことも多いので
あとで確認が必要。

FUJITSU ScanSnap(スキャンスナップ) S510 FI-S510
FUJITSU ScanSnap(スキャンスナップ) S510  FI-S510

それに対して、ADFを使えばまず複数枚を
読み込んでしまうことはありませんから。
(ホッチキスとかついてたら別ですけど)

また、PDFはファイルサイズが大きくなりがちですが、
DocuWorksのファイルはそれよりは圧倒的に小さいです。

いずれにしても、紙文書の電子化は大成功!

機密文書リサイクルサービスの段ボール4箱分の
紙が処分できました。

期せずして、大がかりなトラッシュデイとなりましたよ。

便利度:★★★
簡単度:★★★
継続度:★★★ ←ちゃんとルール化が必要

【編集後記】

超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー
超「超」整理法 知的能力を飛躍的に拡大させるセオリー

この本では、「デジタル・オフィス」を作るには、
紙文書を検索可能な状態にしておくことが必要とおっしゃってますが、
今回の私の方法はそれとはゴールが違います。

もし、検索可能な状態にしたければ、時間のあるときにでも
重要書類を検索可能なPDFに変換していってください。

ボタン一つで出来ますから。

時間はすごくかかりますけどね。

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