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【カイゼン】ペーパーレスへの第一歩-文書のPDF化

読んde!!ココ Ver.13
読んde!!ココ Ver.13

昔買った、「未来予想の本」によると
もうとっくにペーパーレス社会は実現しているはずなのに、
むしろドンドン紙が増えていくような気もします。

そこで遅まきながら買ってから長いことほったらかしだった
紙文書のPDF化に取り組んでみました。

なんか当然やっていなくちゃいけないことを
全然やってないことが再認識されましたね。


使ってみた感じは、確かに、
これでペーパーレスの第一歩は踏み出せそう。

ただ、これで紙の資料を全部捨てる勇気は
まだありませんが。

とりあえず紙とデータの同時保存をしておき、
少しずつ紙からデータへの割合を増やしていきます。


もちろん、データのバックアップは必須です。

なお、手書きはもちろん、ワープロ文書も
内容をGoogleデスクトップで
検索するのはちょっと無理でした。

そうなると、やはりきちんとしたフォルダ分け
での管理をした方が良さそうですね。

さらに、OCRとして利用すると
結構読み取りスピードは遅いです。

300dpiにクオリティを落としても
かなり時間がかかります。

ちなみに法人税申告書10ページで検証するとこんな感じ。
(OS:Vista CPU:Intel2.66GHz RAM:3317MB) 

・読取時間:3分40秒

・目で見た状態:十分認識可能

・コピーした状態:通常のコピーと同じ

・OCRとしての文字認識:部分的にしかできない

それでも、
ペーパーレスへの第一歩を踏み出したいのであれば、
十分取り組む価値はあるでしょう


まずは、うちでも申告書とセミナーレジュメの保存
から取りかかりました。

きっとそのうち認識率や読取時間は
改善されるはずですから。

ちなみに、ワープロ文書をOCR読みとりしたときの
認識率はだいたい95%くらい。

Wordなどで作成された文書であれば、かなり高い認識率です。
当然、ゼロから打つよりは遙かに早いです。

ちなみに、私の手書き文字をWord文書に変換したときの
認識率は限りなく0%でした。

便利度:★★★ ←読取率がアップすればすごい便利に
簡単度:★★★
継続度:★★★ ←ちゃんとルール化すれば 

スキャナ付きの複合機をお持ちでない方は、
こちらがよいようです。

FUJITSU ScanSnap(スキャンスナップ) S510 FI-S510
FUJITSU ScanSnap(スキャンスナップ) S510  FI-S510

なお、こっちだと、雑誌や新聞の切抜きなどサイズの違うものの
スキャニングにも強い模様。

さらに、とりあえずさらっとPDFとしてスキャンしておき、
パソコンの利用状況が落ちたときに勝手にOCRとして
文書を変換してくれる機能もあるとのこと。

(読んdeココには、ないのだろうか)

ADF付きの複合機をお持ちの方でも「切り抜き専用」
あるいは、「名刺読み取り専用」としてもいいかもしれませんね。

【編集後記】

EPSONのスキャナを使っている人は、
こっちのアップグレード版ソフトが使えたようで。

また、無駄に高い方を買っちゃいました。

読んde!!ココ Ver.13 Document Storage Suite アップグレード版
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コメント
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Re: 【カイゼン】ペーパーレスへの第一歩-文書のPDF化

どこかのSNSにも書いたんだけど(笑)、このテーマは旬なんです僕も・・・。

ただ、ペーパーレスすることが目的になって、肝心の業務効率が落ちてると感じるのが現状・・・(汗)


やっぱり、ちゃんとした共通の目的意識がないと組織でやるのは難しいなぁと思う今日この頃。。。

2008-09-19 13:29 │ from 徳留新人URL

コメントありがとうございます

>>徳留さん

SNSは後で見ておこう。

今は、重要書類をPDF化しているけど、
むしろ重要じゃないものをバッサリ捨てる
ためにPDF化するルールを作った方が
合理的な気もする。

でも、そうするとHDにあるデータは
ゴミだらけ(笑)


どっちにしろ、世に言われている
業務改善手法は自分たちがモルモットになって
試してみる。

来年のセミナーまでにどれだけのものが
継続できているのかを計測するためにね。

2008-09-19 13:39 │ from ヨシザワURL

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