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メールはすぐに返信したほうが良いのか、一日2回だけ見て返信をするほうが良いのか

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自己啓発的な時間術の本を見ると、メールの返信については

・集中力を高めるために朝と夕方など決められた時間のみにチェックして返信せよ

・送付した人の満足度を高めるためにこまめにチェックをしてできるだけ早く返信をせよ

と全く逆のことが書かれているものです。

私自身は「最高の時間術は偉くなること。
偉くなれば相手がこちらの都合に合わせてくれるようになるし、
生産性の低い仕事は他人に頼むこともできて結果的に自分の時間効率は上がる」
という考えで、相手の満足度を自分の生産性よりも優先し、
可能な限りクイックレスポンスでのメールの返信を心がけています。

その上で、「集中力を高めるためにメールチェックは一日2回しかしない」
などという人には、仕事をお願いすることはないのですが、
誰にとっても本当にそれが正解なのでしょうか。

今回は、そんなことを考えてみました。


■私は、こうしています

税理士への質問についての回答のお客様の満足度は

 品質✕スピード

で評価がされていると思います。

回答の品質が高いことはもちろん大切ですが、
いくら品質が高くてもその回答を得られるまでの時間が
掛かり過ぎていては、なかなかお客様の満足度は上がりません。

むしろ、詳細でなくてもひとまず概略だけでも
すぐに回答をもらえたほうが満足度は高まることもあります。

また、業務処理についての質問などであれば、
その回答がない限り、作業が進まないということも多いもの。

メールではすぐに回答が得られないということになれば、
自然と携帯電話での問い合わせも増え、結果的に
生産性が上がらないということもあるでしょう。

そこで私は、

iPhoneでGmailやメッセージの着信は
ダイアログメッセージが表示されるようにしており、
他の作業中でも常に確認ができるようにしています。

その上で、どのくらいのレスポンスで回答すべきかを
メールの内容から判断をして、それに応じたタイミングで
回答をiPhoneないしノートパソコンからしているのです。

その際には、

・処理が終わったメールはアーカイブにする

・作業が必要なものはShift+TでGoogleタスクに登録をする

ということをして、Gmailの受信トレイには
未処理のメールだけが残るようにしています。

■常にチェックをして早く返信すべき人、まとめてチェックして返信すべき人

ただ、すべての人がそうすべきなのかというと疑問が残ります。

と言うのは、すべての前提が、お客様の満足度を上げれば、
結果的に自分の作業効率が上がるというものであり、
おかげさまで、実際に私自身は比較的時間に余裕がありながら
時間単価の高い仕事ができていると思います。

ただ、世の中、必ずしもその前提が成立するとも言えません。

例えば、組織の一員であれば、いくら相手の満足度をあげたところで
すぐに偉くなれるわけでもなく、決められた仕事をできるだけ早く仕上げて
残りの時間を自己投資に充てたいという人もいるでしょう。

あるいは、一人で仕事をしていたとしても、
ありあまるほどのオファーを受け続けられるのであれば、
目の前の仕事に集中した方が相手の満足度は高いかもしれません。

つまり、まとめると

仕事を自分で取りに行く人は、できるだけクイックレスポンスを心がけ
仕事が勝手に降ってくる人は、集中力を高めるためにまとめてメールに返信


をしたほうがよいのではないでしょうか。

■誰かが早く返せば、早くせざるを得ない

携帯電話がない時代は、電話の折り返しはその人がオフィスに
戻ってからというのが当然だったものが携帯電話が普及することで
出先からでも連絡がつくのが当たり前になりました。

メールが連絡手段の中心となってからも、
メールの返信はオフィスに戻ってからでよかったものが、
スマホの普及でどこからでもすぐに返信を求められるようになっているでしょう。

誰かがクイックレスポンスにより相手の評価を得ている以上、
結果的にそのスピードに引っ張られます。

うちのセミナーの音源販売でも、預金口座への入金が確認出来次第、
ダウンロードリンクを送付していますが、以前であれば、
数日おきに銀行に行き、入金を確認してから送付をするのが当たり前でしたが、
今ではネットバンキングで入金があった時点ですぐにメールがくるので
すぐに音源ファイルの納品が出来るようになりました。

誰かが出来るということは、必然的にそれがお客様が求めるスピードになります。

実際に、「楽天銀行同士であれば土日でもすぐに入金確認はできますよ」という
メールをお客様から頂き、土曜日にテニスコートからiPhoneで音源ファイルの納品を
したこともあるのです。

吉澤事務所クローズド勉強会音源販売

あるお客様からは「一番レスポンスが早いのは吉澤さん、その次がkaoriさん」
と質問への回答のスピードについてネット個人秘書サービスと比較されるなど、
かなりハードルの高いところでの戦いに明け暮れております。(汗

バイリンガルオンライン秘書Kaori-san

競争があるゆえにサービスは進化しますが、高まるお客様の要求に
ついていくのは大変なことですね。

私は、まだまだ仕事を自分で取りに行くつもりなので、
Kaori-sanに負けないように頑張ります。


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